Regler for anvendelse af fælleshuset på Laanshøj 2021 - (gældende fra 19.08.2021)
Reglerne vil blive evalueret og revideret i foråret 2022.
|
Generelt: Fælleshuset på Laanshøj er opført med det primære formål at understøtte fællesskabet på Laanshøj – så HUSK nu at alle beboerne er medejere af huset og betaler til driften – så behandl det som var det dit eget.! |
Hvad kan huset bookes til:
- Fællesaktiviteter i de enkelte grundejerforeninger
- Spontane arrangementer (medmindre multirummet er booket). Ved spontane arrangementer forstås åbne aktiviteter, hvor medlemmerne er velkomne til at deltage – max. 60 personer i multirummet.
- Mindre arrangementer, forudsat at arrangementet er åbent for andre interessefæller på Laanshøj.
- Ikke-kommercielle hobby-, værksteds- og klubaktiviteter
- Private beboerarrangementer med DIREKTE tilknytning til boligejeren.
Hvem kan leje?:
- Fælleshuset kan lejes af alle foreninger og boligejere/beboere på Laanshøj over 21 år. Leje af fælleshuset forudsætter en booking. Den ansvarlige for bookingen skal ALTID være til stede under hele arrangementet.
- Fælleshuset kan IKKE bookes på vegne af andre i eller uden for grundejerforeningen Laanshøj.
- Medlemsforeninger, beboergrupper eller boligejere kan booke/låne huset på de datoer, som er ledige, og bookningen foretages via hjemmesiden: www.laanshøj.dk
Lejebetingelser:
Huset er åbent for benyttelse, hvis det ikke er udlejet og skal holdes i opryddet stand.
Ved flere brugere af fælleshuset på samme tid er det forudsat, at man deles om køkken og toiletfaciliteter m.v. Er huset udlejet til et privat beboerarrangement skal dette dog respekteres.
Da alle beboere på Laanshøj har ”nøgle” til Fælleshuset, vil der ikke være en faktisk overdragelse fra Fælleshusudvalgets side.
Det fulde lejebeløb i forbindelse med private arrangementer betales jævnfør nedenstående skema på booking tidspunkt. Reservationen/lejeaftalen er således gældende ved betalingen. Herefter gælder betingelserne for afbestilling som de fremgår under skemaet.
Booking:
Booking af fælleshuset foregår som udgangspunkt online. Fællehuset består af ét stort rum (mulitirum) samt to mindre rum (rum 1 og rum 2).
Ved online booking kan rummene bookes til fællesarrangementer samt underforeningsarrangementer mandag til torsdag. Ønskes hele huset booket eller booket til et privat arrangement, skal fælleshusudvalget kontaktes.
Fredag, lørdag og søndag kan der online bookes private arrangementer, hvor hele huset automatisk bookes. Ønskes huset booket til fælles-/underforeningsarrangementer, eller ønskes kun en del af huset booket kontaktes fælleshusudvalget.
Huset kan bookes løbende inden for samme kalenderår.
Der åbnes for booking til det kommende kalenderår den 1. november.
Arrangementer der understøtter fællesskabet for G/F Laanshøjs medlemmer (underforeningerne) og disses medlemmer, kan bookes til det kommende kalenderår tidligere end 1. november (højst ét år i forvejen), ved at fremsende ønske om booking til fælleshusudvalget senest den 15. Oktober. Bookningønsker opfyldes i den rækkefølge de indkommer (først til mølle), og modtages der samme dag flere ønsker om afholdelse af arrangementer på en given dato, vil der blive trukket lod mellem disse.
Der kan ikke bookes eller reserveres private arrangementer til det kommende kalenderår før 1. november.
Ved private arrangementer sker betalingen med det samme når der bookes online. Ved booking af private arrangementer i hverdage samt helligdage, der ikke ligger på en fredag, lørdag eller søndag, skal fælleshusudvalget kontaktes, og der fremsendes en faktura til betaling med det samme.
Booking af arrangementer kan ske i henhold til nedenstående:
|
|
Booking |
Ugedag |
Varighed |
Pris |
|
Fælles beboerarrangementer |
||||
|
Åbne arrangementer for alle beboere |
Bookes via hjemmeside Løbende - gerne op til et år i forvejen |
Hverdage samt lørdag, søndag, helligdage |
Efter behov |
Gratis |
|
Foreningsarrangementer |
||||
|
Bestyrelses- og udvalgsmøder Generalforsamlinger |
Bookes via hjemmeside Løbende – gerne op til et år i forvejen |
Hverdage |
Efter behov |
Gratis |
|
Hobby-, værksteds- og klubaktiviteter |
||||
|
Ikke kommercielle aktiviteter |
Bookes via hjemmeside Løbende – gerne op til et år i forvejen |
Primært hverdage – undtagelsesvis andre dage |
Efter behov |
Gratis |
|
|
Booking |
Ugedag |
Varighed |
Pris |
|
Private arrangementer |
||||
|
Døgnleje – hele fælleshuset |
Bookes via hjemmeside
|
Mandag til torsdag |
Fra lejedag kl. 10.00 til 24 |
1.500 kr. |
|
Døgnleje – hele fælleshuset |
Bookes via hjemmeside
|
Fredag, Lørdag, |
Fra lejedag kl. 10.00 til 10.00 næste dag |
2.000 kr. |
|
Døgnleje - Hele fælleshuset |
|
Søndag, helligdage hvor det er hverdag dagen efter. |
Fra lejedag kl. 10.00 til 24 |
1.500 kr. |
|
Døgnleje – stort fællesrum samt rum 2 |
Bookes via hjemmeside
|
Lørdag, søndag, helligdage |
Fra lejedag kl. 10.00 til 10.00 næste dag |
1.600 kr. |
|
Døgnleje – rum 1 (overnatnings-, bestyrelses- og TV-rum) |
Bookes via hjemmeside
|
Lørdag, søndag, helligdage |
Fra lejedag kl. 10.00 til 10.00 næste dag |
400 kr. |
|
Døgnleje – rum 2 (aktivitets-, hygge- og møderum) |
Bookes via hjemmeside
|
Lørdag, søndag, helligdage |
Fra lejedag kl. 10.00 til 10.00 næste dag |
400 kr. |
|
Særlige forhold ved privat leje:
|
||||
Afbestillingsbetingelser:
Evt. Afbestilling skal ske via e-mail til faelleshus@laanshoj.dk
|
Hvis afbestilling sker: (ift. Reservationsdato) |
Refundering af lejebetaling |
|
90 dage eller længere |
75% |
|
30-90 dage |
50% |
|
0-30 dage |
0% |
NB: Hvis der sker pludselige hændelser eller indføres forbud (f.eks. i Covid regi) som betyder at der må aflyses sker der fuld returnering minus det beløb det koster at håndtere betalingerne (ved booking og ved tilbagebetaling) i betalingssystemet, hvilket er mellem 70-80kr.. Det siddende (GF valgte) fælleshusudvalg har myndighed til at vurdere eventuelle situationer, der fordrer afvigelse fra ovenstående princip.
Dette gælderkun ved hændelser sammenlignlige med Covid udbruddet. Ellers gælder de normale afmeldesprincipper.
Husorden:
Efter udlejning af fælleshuset til private arrangementer samt efter anvendelse af dette til arrangementer i de enkelte medlemsforeninger eller beboergrupper på tværs af Laanshøj m.fl. forudsættes det, at der foretages normal oprydning/grov rengøring efter brug - jævnfør afsnittet om rengøring og oprydning nedenfor.
Hvis huset er udlejet til et privat beboerarrangement, skal dette respekteres. Man kan med fordel sætte et skilt ved indgangsdøren så andre ved der er optaget.
Der skal vises hensyn til nærtliggende beboere, ejendomme, legeplads, tennisbane, skov, vandtårn og andre omgivelser i øvrigt, hvorfor støjende udendørs adfærd og trafik i almindelighed skal holdes på et minimum.
Ved aftenarrangementer skal al aktivitet være afsluttet senest kl. 24:00 og huset (herunder parkeringspladsen) være forladt senest kl. 01:00.
Alle døre samt vinduer holdes lukkede fra kl. 22.00. Dette gælder i særlig grad døre og vinduer ud mod Skovbrynet og seniorboligerne.
|
Bemærk huset er installeret med et avanceret ventilations-/udluftningssystem som fungerer bedst, hvis døre og vinduer ikke holdes åbne kontinuerligt. Det er absolut forbudt at pille ved anlægget i teknikrummet. Brugere af huset kan skrue på termostaterne i de enkelte rum efter behov. |
Den overdækkede terrasse må ikke benyttes efter kl. 22:00.
Musik skal altid holdes på et acceptabelt niveau og skal slukkes kl. 24:00.
Musik må kun afspilles på fælleshusets eget musikanlæg, hvorfor private musikanlæg og livemusik ikke kan accepteres.
Der må ikke ryges i Fælleshuset.
Alle vinduer og døre skal være lukkede og låste ligesom alt lys skal være slukket, når fælleshuset forlades.
Alt inventar, service, m.m. skal afleveres i intakt og rengjort stand. HVIS noget service går i stykker, skrives det på den opsatte liste i køkkenet, med henblik på at fælleshusudvalget kan bringe dette i orden. Ved skade på inventar eller Fælleshuset skal fælleshusudvalget straks kontaktes.
Nøglebrik til fælleshuset kan bestilles hos bestyrelsen ved bortkomst, eller hvis den ikke er overdraget fra sælger af en bolig. Ny nøglebrik koster 200 kr.
|
Manglende overholdelse af husorden, fravigelse af oprydningsvejledningen eller anden misligholdelse af reglerne for lån af fælleshuset kan medføre inddragelse af retten til lån/leje af fælleshuset i en periode. |
Rengøring og oprydning:
- Gældende vejledning for rengøring og oprydning skal følges. Herunder anbringelse af borde og stole i henhold til tegning for daglig opstilling.
- Oprydning/rengøring skal være foretaget inden kl. 10.00 dagen efter udlejning. Er dette ikke udført jf. vejledning, kan Fælleshusudvalget bestille rengøring på lejers regning. Dog vil der blive opkrævet minimum 500,00 kr.
- Fælleshuset rengøres derudover af professionelt rengøringsfirma hver anden uge. Dette er at betragte som ekstra rengøring og friholder ikke brugerne for rengøring af ’klar-til-brug’.
- Alt affald – inklusive flasker/glas/metal – afleveres i fælleshusets skraldespande opsat ved fælleshuset.
Husets inventar:
Fælleshuset er indrettet med borde, stole og service til 60 personer. Køkkenet er udstyret med det nødvendige køkkengrej, køleskab, bordkomfur, 2 ovne, opvaskemaskine og skabsfryser.
Der kan gives adgang til depotrum, hvor der står ekstra service. Kræver nøgle.
Ved privat udlejning medbringer man selv viskestykker, karklude, opvaskemiddel til gryder og lignende.